ストレージ管理

Question

現在フリープランを利用しています。残り空き容量が1.5GB程度との通知が来たのですが、ヘルプを参照にしてトークのフォルダ削除など試みましたが、自分が1対1で利用しているトークルームの画像なども削除することができません。掲示板は重要な連絡等もあり、さかのぼって確認することもありますので、むやみに削除することもはばかられます。（残しておく期間のルール作りは必要かと思いますが）

フリープランを利用荒れている方で、以下についてよいアドバイスがいただけたら助かります。

①トークの画像フォルダの削除方法　②その他の容量確保手段

けーちゃん＠ラインワークス活用中 · Accepted Answer

横からすみません。
わくわくさんのおっしゃる通り、
＞何度注意してもファイルをトークにUPしてしまう人はいます。
これはどうにも避けられないので、管理者画面→サービス→トークでファイルの最大送信サイズを最小(1MB)に制限してしまうのがいいかもしれないですね。どうしても大きいファイルを送らなくてはいけない場合のみ管理者に連絡した上で瞬間的に上限を上げる感じで。

既に対策済みの方法でしたら申し訳ありません。

わくわく · Answer

大変残念なことに、1対1で利用しているトークルームの画像は3年消えません（泣）

みなさんお困りなので、ちょっとまとめてみました。
　↓
【情報共有】フリープランで使い続けたい！ストレージを圧迫しない画像、動画、ファイルの共有方法
https://community.worksmobile.com/jp/posts/2983

安藤寿賀子 · Answer

なかなかPCの小技でさえネットで調べたりということをしないメンバーが多いので、嫌われ者になるのを覚悟で言い続けほかなさそうですね。ちなみにフリープランだからなのか、トークルームは管理者でも自分が入っていないルームはメンバーの見出しも見ることはできないですし、消すこともできないようですね。(わくわくさん曰く、トーク内容は残り続けるようですが)見た目だけでもこちらから全消しできたら、グループ作成を促せるのですが…通常の掲示板の添付ファイルの削除は、ストレージ確保には有効だと思うので、過去数年のものは削除したいと思っています。

わくわく · Answer

＞ファイル送信も含め、過去のやりとりが見られなくなることを非常に嫌がるメンバーがおり、
→こちらの対処法ですが
すでにトークでやりとりしてしまった分は3年は消えないので、そのまま残しておけばＯＫです。
見たい時に見れますよ～と言うとみなさん安心してくれます。
（3年経ったら消えますのでご注意を。消したくないものは、ノートにする必要があります）

過去のやりとりをトークのままで残そう！後で検索すればいいや！
という悪習慣を変えてゆくことで、メンバーの使い方が変わってくる感じがします。
トークしていって、まとまった大事なポイントを
しっかりノートや掲示板にまとめる習慣をつけてゆくことが大事です。

大事なやり取りは必ずまとめ（議事録みたいに）→ノートや掲示板に記載
ということをグループ全体の習慣にしてゆくと見る方も楽になってきます。

わくわく · Answer

安藤さん、
＞今あるトーク(複数名が参加)をそのままグループに移行することはできないのですよね。
→そうなんです。。。別のトークルームとして新たに自動作成されてしまう感じです。

＞ファイル送信も含め、過去のやりとりが見られなくなることを非常に嫌がるメンバーがおり、
→確かにそういう方は必ずいらっしゃいますよね。。。

＞複数名で作っているトークを中にもろともグループに引き継げれば楽なのに…と
Ideaの方に投稿してみると良いかもしれないですね！

けーちゃん＠ラインワークス活用中 · Answer

フリープランは結構制限が厳しいですね・・・

わくわく · Answer

けーちゃん＠ラインワークス活用中さん
残念なことに、フリープランではその設定もできないのです…
２GB固定です…（泣）

安藤寿賀子 · Answer

ワクワクさん、わかりやすいアドバイスをいただきありがとうございました。またけーちゃん@LINEWORKS…さんも、まさに私の職場での状況と同じ悩みをお持ちの方からのアドバイスをいただき感謝いたします。わくわくさんから最初にいただいたアドバイスのトークをグループで行うことについて、今あるトーク(複数名が参加)をそのままグループに移行することはできないのですよね。ファイル送信も含め、過去のやりとりが見られなくなることを非常に嫌がるメンバーがおり、複数名で作っているトークを中にもろともグループに引き継げれば楽なのに…と、悶々としております。またけーちゃん@LINEWORKS…さんの上限設定はフリープランでも可能なのでしょうか。これから見てみようと思います。

わくわく · Answer

＞掲示板の自分発信のメッセージを削除などしていましたが、意味のないことでしたね。
そうなんです…
残念ながら…
テキストはもともとストレージに影響しないので、沢山消してもダメなのです…

＞職場内で各トークルームのリーダーへ注意喚起することとします。
すでに使い慣れてしまったメンバーに、ファイルをトーク送らないように徹底してもらうのはなかなか大変で。
対処法としては、全てのトークルームを「グループ」にして、いつでも消去できるようにすると予防にはなります。

何度注意してもファイルをトークにUPしてしまう人はいます。
フリープランでの利用を継続したい場合は、トークルームを全部グループにして、間違えてUPした時には地道に注意し
ストレージがいっぱいになりそうになったら、大事なファイルをダウンロードした後、グループごと消去してストレージを空ける
というので対応するのが良いのかなと思います。

安藤寿賀子 · Answer

アドバイスいただきありがとうございます。
手近で効果があればと思い、掲示板の自分発信のメッセージを削除などしていましたが、意味のないことでしたね。
トークルームで送ったファイルが3年間消えないとは・・・（絶句）
ストレージ詳細を見た限りトークルームの占める割合が非常に高いので、職場内で各トークルームのリーダーへ注意喚起することとします。（既にアップされている画像その他は3年消えないということですので、今後決して上げないように）
ご案内くださった情報を今後改めて参考とさせていただきます。

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