会議等の実時間のスケジュール登録と会議室や備品の設備予約のズレについて - カレンダー - LINE WORKSコミュニティ

会議等の実時間のスケジュール登録と会議室や備品の設備予約のズレについて

谷口勇一

2021.07.09既読 628

フリープランを試行で活用しています。

今後、カレンダーを社員のスケジュール、会議等の日程調整と設備予約に積極的に活用していく方針です。

課題が1点あります。

会議等の実時間(9:00-10:00)の登録とそれに伴い予約する設備(会議室)等の時間(8:45-10:15)に必ずズレが生じます。これは、会議開始前の準備、会議終了後の片付けも設備予約として会議室を予約しておく必要があるからです。社外での研修等に参加する場合も、研修の時間とそれに伴う車両の使用時間にズレが生じるということです。

そこで、スケジュール予約する際に設備予約も同時行うのですが、どうやっても「会議実時間」でしか設備予約ができません。スケジュール予約画面で「会議実時間」と設備予約で「会議の準備・片付けに必要な時間」を同時に入力する方法はないでしょうか?

現在は、次の方法で試行しています。

① 個人カレンダー予定に「A会議の実時間」(9:00-10:00)を入力し、場所に会議室の名称を手入力する

② 設備予約カレンダーを作成し、「A会議の準備・片付けに必要な時間」(8:45-10:15)を入力し、設備予約から「使用する会議室を選択」する

この方法で運用しています。

この方法だと同じ内容を2回入力することになり、効率的ではありません。

何か良い方法をご教示ください。

コメント5

  • 업데이트 된 답글입니다.

    るんるん

    >設備予約カレンダーを作成し、「A会議の準備・片付けに必要な時間」(8:45-10:15)を入力し、設備予約から「使用する会議室を選択」する
    →これで運用している組織が多いように思います。


    >同じ内容を2回入力することになり、効率的ではありません。
    →予定をコピーではダメでしょうか?


    また、カレンダーで設備を管理するのが100%良いとは限らないため
    組織によっては、ExcelファイルやGoogleスプレッドシートなどで運用した方が単純で上手くいくこともあるようです。

    2021.07.10

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    るんるん

    LINEWORKSのノートで作成するとこんな感じで、グループのみんなで編集することもできます。
    例えば添付のような感じです。
    時間の入力もできますので、ちょっとアナログな感じはあるかもしれませんが、
    この方が楽に予約できるという社員もいますので、メンバー次第かなと思います。

    2021.07.10

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    谷口勇一 投稿者

    るんるんさん。
    ご回答ありがとうございます。

    >設備予約カレンダーを作成し、「A会議の準備・片付けに必要な時間」(8:45-10:15)を入力し、設備予約から「使用する会議室を選択」する
    →試行してみました。そのあと、個人又は組織のスケジュールにコピーすればよいということですね?この方法にしても実会議時間と会議室の実利用時間のズレは生じてしまうのではないでしょうか?

    >予定をコピーではダメでしょうか?
     →使えます!アイコンに気づきませんでした!

    設備予約の方法は、まだまだ検討の余地がありそうです。

    2021.07.12

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    札幌ろ

    予定のコピーも良いですよね!
    個人的には繰り返し予定で登録することも便利かなと思います!

    2021.07.13

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    谷口勇一 投稿者

    札幌ろ さん
    メッセージありがとうございます。
    こんなところに「こんないいものが!」って感じに。とても便利だと思います。

    2021.07.14

    0
前の投稿 設備の予約状況(月単位)が見ることができる方法はありますか??
次の投稿他人の予定変更ができない