法人(団体)名・グループ名変更に伴う作業(新規登録との違い)

スベカラク

2024.01.29既読 212

みなさんのお知恵を拝借したく投稿いたします。
PTAで【非営利団体向け特別プラン(フリープラン)】を利用していますが、この度、学校の閉校・統合に伴い、法人(団体)名・グループ名の変更を控えています。
新しい学校でも、LINE WORKSを継続利用する予定です。
(例)
  • 法人名:あいうえPTA → かきくけPTA
  • グループ名:@aiueo-pta → @kakikukeko-pta
PTAの特性上、年度毎にほとんどのメンバーが変更になります。
  • 新メンバーが、旧メンバーにわからないことを聞ける(連絡可能)こと
  • 旧年度のファイルを残しておきたい
ことを前提としたいと考えています。​
♨ ♨ 
現在、新しいメンバー登録時のログイン方法については、
管理者がID・パスワードを設定し、メンバー(約30名)にお知らせする
という方法をとっています。
♨ ♨ 
ヘルプセンターを確認すると、法人名・グループ名も最高管理者により変更可能だということはわかりました(参照URL)。
ただ、↑のページには「ワークスグループ名を変更すると10分以内にすべてのメンバーが全サービスからログアウトされます」とありました。
そこで、質問です。
【質問①】旧メンバーへの案内方法
グループ名(@XXXXXXXXXX)を変更する際、旧メンバーにも「(再度)新しいIDとパスワードをお知らせする」、というように【新規メンバー招待時と同様の作業が必要になりますか?】
【質問②】現グループ内で保存されているトーク内容/各種ファイル/掲示板などについて
(当然だと思いますが)法人名・グループ名を【変更後も変更前のグループで使っていたデータは残るという認識で大丈夫でしょうか?】
♨ ♨ 
<<疑問>>
もし【質問①】のように、変更後に旧メンバーに(再度)新しいIDとパスワードを知らせる、という作業が伴うのであれば、再度新しいグループで非営利団体向けのグループを新規作成(申請)することと、手間は変わらないのではないか(無料なので…)、と思っています。
(そのうえで「旧年度のファイルなどは旧→新に移行する」「旧メンバーのうち必要な者のみ新グループにも登録してもらう」ことをすれば良いかと)
PTAという組織の成り立ち上、デジタル機器の操作に不慣れな方や「アプリを導入してほしい(仕事でもありませんし、そもそも自ら進んでPTA役委員になる人はほぼ皆無です)」と強く言えない状況下で、「旧メンバーにも再度登録をお願いする」というのは、事務的な作業以上の労力・気遣いを要するためです
みなさまのご回答、経験談やご意見お待ちしています。
(長文で失礼しました​)

コメント4

  • 업데이트 된 답글입니다.

    こてつ

    スベカラク様
    解答とご提案をさせていただければと思います。

    質問①
    新しいIDを周知する、という意味では招待時・新規ログイン時と同様の操作になります。
    登録内容が変わる、ということなのでクレジットカードの更新のようなイメージが近いかもしれません。
    書かれている通りすべてのメンバーが10分以内にログアウトしてしまうので、
    (例)「〇〇月〇〇日にIDを変更します。新ID:(個人ごとのID)@新しいグループ名でログインし直すようお願いします」
    といったような案内を掲示板やトークルームに投稿するというのはどうでしょうか。
    LINEWORKS上での周知が難しい、見ないメンバーがいる可能性があるのならば役員の方がみんな集まるタイミングでその場で変更し、まとめてその場でログインし直すというのはどうでしょうか。スマホやアプリの操作が苦手な方にもその場でフォローできるので「ログインできない!」といったトラブルも未然に防げるのではないでしょうか。

    質問②
    名前やIDを変更しても過去のやりとり、保存していたデータ・ファイルはそのまま引き継がれます

    ご疑問点に関してですが、新規のアカウントを立ち上げて再度非営利向け特別プランに申し込むとなるといくつかデメリットがあるかと思います
    ①グループは新しく作らなければならないし、アカウント間のデータの移行はできないこと。
    ②非営利向け特別プランの適用には審査期間もあるのですぐに運用に移れない事。

    また、アプリを導入することも「PTAの連絡はこっち(LINEWORKS)にくるのでプライベートのLINEと分けられますよ」、「操作の仕方はほとんどLINEと一緒ですよ」とメリットを前面に押し出すのはどうでしょうか。
    ※個人的にはLINEと別けれてメリハリ付けられるというのは大きい気がします。

    また他のPTAでの導入事例もHPで紹介されています。
    ・千葉県流山市立小山小学校 https://line-works.com/cases/nagareyama_oyamasyou_pta/
    ・金沢市立大徳小学校 https://line-works.com/cases/daitoku-ikuyukai/

    他校の事例や運用方法を参考にされるのもいかがでしょうか。
    長文になりましたがなにかしら参考になれば幸いです。

    2024.01.30

    2
  • 업데이트 된 답글입니다.

    スベカラク 投稿者

    > こてつさま

    ていねいで、とてもわかりやすいご回答、ありがとうございます。

    【質問①&ご回答①】

    やはり、新規登録と同様の作業が必要になるんですね…。
    なので、たしかに旧メンバーに対して「事前に案内しておくこと」は必要ですね。

    ヘルプセンターで↓のようなトピックを見つけました。
    個人メールアドレスを登録していないメンバーには、管理者がグループ名を変更した際にも、LINE WORKS上で通知が届かないようです…。
    (メールアドレス未登録で案内を見ていなかった人はいきなりログアウトさせられて戸惑いますよね。ここは運営の方に改善していただきたいですが)

    ■(ヘルプセンター)ワークスグループ名やドメイン(@マーク以降)を変更したいです
    https://works.do/GB5FE7

    そして、この変更時を「機会」として「(任期が終了した・引継ぎなどに無関係な)グループから抜けて構わない人・抜けたい人など」が抜けやすいタイミングととらえ、メンバーの整理・適正化につながるかもしれません。

    ♨ ♨ ♨

    【質問②&ご回答②】

    ご指摘の(「変更」ではなく、一旦退会し)新規登録する際の「デメリット」は私も考えていました。

    数年間使用していると、LINE WORKS上に保存しているファイルも、けっこう大量になりますし、いったんどこかに保存しておいて、新しいグループ再アップロードするにしても、ダウンロード・アップロードし忘れたりすることもありますからね。

    新規登録より「変更」にすると、いろいろな面で「時短」になることは確かかもしれません。

    ♨ ♨ ♨

    そして何より、こてつさんの仰る「プライベートのLINEと分けられます」というメリットは、それこそ私が役員になった数年前、LINE WORKSをPTAに導入した理由のひとつです。

    PTA活動を通じて、他の保護者の方々と「友だち」や「知り合い」にはなれるかもしれませんが、PTA活動のために、まだ「友だち」や「知り合い」ではない人とプライベートのLINE交換するのは、私自身少し抵抗がありました。

    さらに、PTA活動中、どうしても連絡のやりとりが必要となる教職員の方々とのLINE交換にも、とても抵抗がありました。
    PTA役員・委員も、学校に子どもを預ける親のひとりとして、先生方とは、お互いに、ある一定の距離のある関係性(良い意味での緊張関係)が必要だと思っていたからです。

    また、これは私自身の性格というか好みの問題ではありますが、LINEもPCアプリはありますが、どうにも使いづらく、またしっかりと考えてから伝えることが必要なことをLINEで行うことは、どうしても(今でも)できません。

    そういうわけでLINE WORKSは、私のPTA活動にとって必要なものでもありましたが、そのせいで、他のPTA役員・委員さんは、いつも私の「長文」に悩まされることになっていました(この投稿でおわかりかと思われます笑)。

    ♨ ♨ ♨

    こてつさまのアドバイスを参考にしながら、新年度の役員の方とも相談して方向性を決めたいと思っています。

    ありがとうございました。

    何より、今後PTA活動を担うのは、新しい役員・委員の方々なので、その方達がやりやすい方法を採用するのがいちばんだと思っています。

    でも、新しくPTA役員・委員になった方々にとって、新年度前後は「右も左もわからないなかで、とにかく引継ぎされたことをやる」ことで精一杯で、自分たちの活動に何が向いてるか?なんて、まったくわからないんですよね。

    私も初めてのときはそうでした。
    1年間(コロナ禍でした)活動してみて、やっと少し改善点が見えてきて、その手始めが「連絡・情報共有手段」の変更(LINE→LINE WORKS)でした。
    なかなか対面して会議が行えなかったコロナ禍だったからこそ、前例踏襲しがちなPTA活動を、ほんの少し変えることができたのかもしれません。

    (学校のメールアドレスを教えていただけなかったので)
    PTAの配布物を保護者に配布する前に「わざわざ平日に(何度も)学校に行って先生に確認してもらう」という手間を省きたい!
    …という理由がきっかけだったことを思い出しました。

    ♨ ♨ ♨

    【引き続き、ご提案・ご意見お待ちしています】

    (PTA活動以外でLINE WORKSを利用されているみなさんで)法人(団体)名・グループ名変更を経験された方や、他にも「こんな方法があるよ!」というご提案があれば、「簡単なひとこと」でもOKですので、引き続きコメントよろしくお願いします。

    多くの方のご意見をお伺いできればと思っています!

    (…またまた長文失礼しました)

    2024.01.30

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    私の理解で合ってるかどうかわかりませんが、懸念ポイントについてコメントを残します。
    質問①に対する回答
    パータン①既存の法人名のみ変える場合:再ログインは不要
    パータン②既存の法人名とグループ名両方変える場合:@以降が変わるので強制ログアウト→再ログインが必要

    そこで少し不明な部分がパータン②でIDも変えるのかですね。
    IDは既存のままで@以降のみ変更とすると既存メンバーに知らせるにも意外と簡単になるかなと思います。
    例)1224@works_abc から 1234@works_def に変更の場合、既存ID@works_defにログインしてくださいと一括案内も可能
    パスワードも管理者指定で”password1234”などに一括変更して、既存ユーザーがこのパスワードでログインする際に自分用のパスワードに変更可能(最初1回)

    もし、パータン②でIDも変わる場合は、新規ID作成・招待と同じ取り扱いになるので個人LINEやメールアドなどに個別に案内するしかないですね。

    質問②に対しては過去のデータ(トーク履歴、写真、ファイルなどすべて)は残るので問題ないでしょう。
    しかし、新規でグループを作成する場合は、もちろん過去のデーターは引き継がれないので注意ですね。


    2024.01.30

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    スベカラク 投稿者

    > ぐでたま さま

    ごていねいなコメントありがとうございます。

    「たしかに!」と思いました。

    ユーザーID(@マーク以前)は既存のままで良いと思うので、法人&グループ名変更前に、管理者が共通仮パスワード(XXXXXXX)を設定後、

    ----

    この度、あいうえ学校の閉校・かきくけ学校への統合に伴い、LINE WORKSの団体名とグループ名を変更します(〓月〓日 〓〓:〓〓)。

    ①団体名:あいうえ​PTA → かきくけ​PTA
    ②グループ名:@aiueo-pta → @kakikukeko-pta

    この変更に伴い、みなさんにLINE WORKSの再ログイン作業にご協力お願いします。

    管理者が、〓月〓日 〓〓:〓〓に変更作業を行うと、みなさんは現在ご利用中のLINE WORKSアカウントから、強制的に一旦ログアウトされます。

    その後、みなさんに操作をお願いしたいのは以下の2点です。

    ※@マーク以降の部分(@aiueo-pta)が「@kakikukeko-pta」になります。
    ※事前に現在の「ユーザーID」(XXXXX@aiueo-ptaのXXXXX部分)を再確認・メモをお願いします。

    (強制ログアウト後)
    ①「ユーザーID(これまでご使用されていたもの)@kakikukeko-pta」と共通(仮)パスワードで再ログインしてください。
    (例)1234@aiueo-pta → 1234@kakikukeko-pta
    ②共通仮パスワードは「Password4321」です。ログイン時にご自分の好きなパスワードに変更してください。

    ----

    というメッセージを(掲示板やトークルームで)既存ユーザーにお知らせする、という手順でいけば、個別にIDやパスワードをお知らせする手間は省けます。

    そうすれば、今回みなさんにご相談している↑

    ■法人&グループ名変更時、【(変更後に旧メンバーに再度新しいIDとパスワードを知らせる、という作業が伴うのであれば)新規登録するのと同じ手間がかかるのでは?】

    という私の<<疑問>>(管理者の手間+ユーザーの手間)は、かなり解決(軽減)されることになりますね。
    (もちろん、既存データの移行作業も不必要になります)



    ありがとうございます!!

    ※管理者が設定する(新規登録案内時や、今回の再ログイン時などの)パスワードは、共通パスワードでも、セキュリティ上問題ないんですよね?
    これまで、そこが少し心配で、1人ずつ違うパスワードを設定して案内していました。

    ♨ ♨ ♨

    法人(団体)名の変更だけで済むのなら、話は難しくないのですが、グループ名(@マーク以降)の変更時に「=強制ログアウト→再ログイン作業発生」というのが、ネックでした。

    グループ名(@マーク以降)の変更時に強制ログアウトされてしまうのは、たしかにログインIDが変わるので、LINE WORKSのシステム上仕方ないことだと思われますが、法人(団体)名の変更だけにして、グループ名(@マーク以降)を変更しないわけにもいかず(学校名を使用していたので)、どうしたものかと思っていました。

    法人(団体)名やグループ名が(両方)変更になる、というケースは稀だと思いますが、そう考えると、グループ名(@マーク以降)は、学校名や団体名に関連したものではなく、一般的な文字の羅列(例:@green-pta、@challenge-pta…など)にしても良いかもしれません。

    2024.01.31

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