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LWUG

【LWUG】あらためて学ぶ!カレンダー活用の基本(LINE WORKS 勉強会のQ&A)

えるわぐ

2020.10.21既読 395

10月13日にLINE WORKSユーザー会「LWUG」で

【LINE WORKS 30分ランチ勉強会】あらためて学ぶ!カレンダー活用の基本

を開催しました。

※次回の勉強会・・・【LWUG】個人向け連絡ツールを仕事で!?考えるべき「管理」と「セキュリティ」とは?

10月13日の勉強会での質問に対する回答となります。

回答内容に不明点がある場合には、本投稿のコメントにてお知らせください。

 

※ 一部、勉強会内での回答に補足や修正を加えております。

※ 「参加してないけど質問があって...」と言う場合はまずはLWUGにご参加ください!

また、「こんなテーマで勉強会があったら嬉しいな」と言うリクエストがありましたらコメントください。

 

Q:メンバー予定表とは何ですか?
A:メンバー予定表は、所属している組織メンバーの予定が表示される機能です。
メンバー予定表では、各メンバーの基本カレンダーの予定や、参加者として招待された予定が表示されます。
メンバー予定表をお使いになれない場合は、設定がオフになっている場合がありますので、管理者画面からメンバー予定表を有効にする必要があります。
  
Q:共有カレンダーの作成方法について教えてください。
A:既存のカレンダーを共有カレンダーに設定する場合は、ブラウザ版のカレンダーを開き、画面下部の歯車アイコンから環境設定を選択し、カレンダーの共有設定を行います。
詳しい操作方法はこちらをご覧ください。
新しいカレンダーを追加して共有する場合は、「マイカレンダー」に新しいカレンダーを追加して、共有メンバーを追加します。共有メンバーには、予定の閲覧および管理権限を付与できます。
共有カレンダーの詳細については、以下の関連情報を参照ください。
 
Q:共有カレンダーは共有されたメンバーのマイカレンダーにも表示されますか?
A:共有カレンダーは、共有したいメンバーに共有しておくことで、共有されたメンバーのマイカレンダー上にも表示されます。
詳細はこちらをご確認ください。
 
 
Q:共有カレンダーを共有をすれば、登録時に参加者を追加する必要はないですか?
A:はい。基本的には必要ありません。
ただし、共有カレンダーで予定を登録しただけでは、各々のメンバーのマイカレンダーに表示されません。そのため、各自のカレンダーにも予定を表示させておきたいものに関しては、メンバーを参加者として登録しておくことをお勧めします。
 
 
Q:共有カレンダーで便利な機能はありますか?
A:共有カレンダーを使うと、部署や所属にかかわらず目的に応じて共有が必要なメンバーを共有カレンダーに招待することで、共有されたメンバーのみがその予定を確認することが可能です。
また、メンバー予定表は日・週単位のみの表示ですが、モバイル版の場合は月単位で閲覧することができます。
 
 
Q:グループで予定を共有したいとき、マイカレンダーの共有カレンダーとチーム/グループカレンダーの違いを教えてください。
A:共有カレンダー
他のメンバーと一緒に利用するためのカレンダーを作成したり、チーム/グループとは異なるメンバーで使いたい時にカレンダーを作成することができます。
共有したカレンダーと共有されたカレンダーは自分のカレンダーで確認することができます。
また、共有カレンダーはメンバーが閲覧のみなどの権限に設定することが可能です。
チーム/グループのカレンダー
チームやグループのメンバーが予定を共有するためのカレンダーです。
所属メンバーは誰でも予定を登録、修正、削除することができます。
各種カレンダーのタイプについてはこちらも併せてご確認ください。
 
 
Q:カレンダーと予定をグループ全員で共有し、全員で書き込みすることができますか?
A:チーム/グループカレンダーを利用することで可能です。
チーム/グループカレンダーは、チームやグループのメンバーが予定を共有するためのカレンダーです。
所属メンバーは誰でも予定を登録、修正、削除することができます。
また、予定が更新された場合は通知されます。
 
 
Q:自分を除いたスケジュールを作成する方法を教えてください。
A:自分を除いたスケジュールを作成する場合は、予定登録先のカレンダーを基本のマイカレンダー以外に変更します。カレンダーの選択は予定作成時「カレンダー」という項目から設定することが可能です。
予定作成画面の項目についてはこちら
なお、他人のカレンダーのスケジュールを代理作成をする場合は、代理作成したいカレンダーの所有者のほうで、「カレンダーおよび予定の管理」権限を付与してもらう必要があります(ブラウザ版で設定可能)。
カレンダーの権限設定についてはこちらをご確認ください。
 
Q:社内での円滑なカレンダーや予定の共有、確認方法の実例集を知りたいです。
A:共有カレンダーの活用事例がこちらにありますので、ご覧ください。
円滑な運用という観点では、予定ごとに詳細を公開/非公開にできる機能が便利です。
こちらも併せてご確認ください。
なお、カレンダーの使い方については、随時LWUGで開催していきますので、引き続きご参加ください。
 
Q:シフト作成や休暇予定などのカレンダー有効な利用方法を知りたいです。
A:シフトや休暇など、特定のメンバー内で予定を共有したい場合は、シフトや休暇管理専用の共有カレンダーを作成し管理することをお勧めします。
共有カレンダーの作成についてはこちらも併せてご確認ください。
 
Q:カレンダーでシフト作成する方法はどこかに記載されていますか?
A:現在は、シフト作成方法について、まとめたものはありません。具体的な使い方をご相談されたい場合は、導入カウンセリングにお申し込みください。
 
 
Q:Googleカレンダーなど外部カレンダーと連携することは可能ですか?
A:LINE WORKSカレンダーと他社のカレンダーを自動で同期する機能は提供しておりません。
有償プランになると、iCalendar形式のファイルをエクスポート、インポートする機能を提供しています。本機能を利用することで、LINE WORKSカレンダーと他社のカレンダーの双方に手動で予定を反映させることができます。
反映させる方法に関しましては、こちらをご確認ください。
 
 
Q:会社カレンダーの管理者の設定は1名のみですか?
A:会社カレンダーの管理者は、管理者画面から追加をすることができます。
管理者画面の「管理者権限の管理」から設定ができ、各メニューにアクセスし、管理者を複数にすることで、会社カレンダーを複数人で登録や管理を行うことができます。
詳細はこちらをご確認ください。
 
 
Q:カレンダーは和暦表示は対応していますか?
A:和暦表示は対応しておりません。西暦表示のみとなります。
 
 
Q:カレンダーの色分けはどのようにやればいいですか?共有カレンダーやチーム・グループカレンダーでも可能ですか?
A:カレンダーの色分けは、1つのカレンダー内でカテゴリを設定する機能と、カレンダー全体表示色を変更できる2種類の機能があります。
カレンダー内のカテゴリ指定/編集は予定作成画面上で行います(モバイル版アプリでは詳細設定を選択してください)。共有カレンダーやチーム・グループカレンダーでも同様に設定が可能です。
カレンダー全体の色を変更する場合は、カレンダー詳細から色を変更します。なお、他のメンバーのカレンダーや共有カレンダーの表示色を変更する場合も同様の方法で変更することができます。
ただし、いずれの機能も変更した色はご自身の「予定表」画面上のみの表示可能で、「メンバー予定表」では表示されないほか、他のメンバーには設定が共有されません。
 
Q:件名の左隣にある星マーク(★)はどのような機能ですか?
A:予定作成時に予め星マークにチェックを入れておくことで、マイカレンダーの下部にある「★重要予定」のみで表示を絞れる機能です。
 
 
Q:予定の背景が、左端にボーダーになっているものと色が塗りつぶしになっているものがありますが、どのような違いがありますか?
A:予定の背景がボーダーになっている予定は、他のメンバーが作成した予定に対し、自分が招待されている状態となります。招待された予定に関しては、参加の可否をしていないものがこの表示となり、参加を承諾すると、色が塗り潰しになった背景色になります。
会議室など設備の予約状況をすぐに確認したい場合、メンバー予定表で確認することはできますか? "PCのブラウザ版で、共有設備の予約状況は、カレンダー内の画面右上にある、共有設備のアイコンから、日にちごとに予約状況を確認することができます。
メンバーと設備の空き時間を確認する方法もあります。
詳細はこちらをご確認ください。
 
 
Q:フォルダの使い方を教えてください。
A:メンバー間でファイルを共有するクラウドストレージの機能は、チーム/グループトークルームのフォルダ機能と、ベーシックプラン以上で使用できるDriveの2種類があります。
 
それぞれの詳細に関しては、下記をご確認ください。
・チーム/グループトークルームのフォルダ
・Drive

なお、Driveについては10月20日のLWUG勉強会にて解説いたしました。

後日、こちらのアーカイブ動画の視聴イベントにて公開いたしますので、よろしければお申し込みください。
 

 
Q:フォルダに入れたExcelファイルを外出先からも編集できますか?
A:チーム/グループトークルームのフォルダ機能と、ベーシックプラン以上で使用できるDrive機能のいずれも、
Excelファイルの編集に関しましては、LINE WORKS上で行っていただくことはできず、ビューアでの閲覧のみとなります。ただし、ご自身がお持ちの、それぞれの端末にファイルをダウンロードして編集していただくことは可能となっています。
なお、Driveについては10月20日のLWUG勉強会にて解説いたしました。
後日、こちらのアーカイブ動画の視聴イベントにて公開いたしますので、よろしければお申し込みください。
最後に今後の勉強会のご案内です
   
10月27日(火)ランチタイム開催
LINE WORKSのユーザー登壇!シャドーIT問題に頭を抱える方、必見。
業務連絡の手段として、電話やメール以外にもさまざまな種類の連絡ツールが存在します。
手軽にコミュニケーションが取れることから、SNSなどの個人向け連絡ツールを業務連絡に利用される例もありますが、これは操作性・利便性が高い一方で、情報セキュリティ上のリスクを抱えています。

なんとなく理解はしているものの、実際にどのようなリスクがあるのか...?

今回のLWUGでは、高級ホテル・高級旅館専門予約サイト「一休.com」を運営される「株式会社一休」の情報システム担当者に、そのリスクや、その上でLINE WORKS活用事例などのお話をしていただきます。
LWUGはどなたでも参加可能ですので、connpassにご登録の上、お申し込みください。

ご参加お待ちしております!

https://lwug.connpass.com/event/


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