【情報共有】IT苦手、スマホ苦手、パソコン苦手な社内メンバーにログインしてもらう前の準備 - 仕事ができるTips - LINE WORKSコミュニティ

【情報共有】IT苦手、スマホ苦手、パソコン苦手な社内メンバーにログインしてもらう前の準備

わくわく

2021.04.29既読 1008

70代、初めてのスマホ、LINEWORKSに挑戦!
そんな方も最近多くなってきたのではないでしょうか。
そういうメンバーが初めてログインする前の工夫についてまとめてみました。

*スマホ、パソコンアレルギー気味な人の場合
聞き取り(やむを得ない場合は紙)でアンケートします。


(例)聞き取り項目


注)こちらでは省略してありますが、
口頭ではなく、紙でアンケートする場合は

・UPとは?
・リマインドとは?

・タスク記載なし
(最初は使用しないと思われるため)
・アンケート記載なし
(自分でアンケートを作成することがないため)

などの工夫をしています。

週の開始日、時刻表示に関しても
実際の画面をキャプチャした資料を添付。

※コメントに一部添付してみました。
1問につき1枚くらい使います。
結構作成の手間もかかりますので、口頭の方が楽です。
LINE WORKS公式で作ってもらえたら嬉しいんだけどな~



<聞き取り、アンケート後の手順>

①ID、パスワードを管理者が発行。
(社内メンバーのみできます。外部メンバーはできません。)

②発行したID、パスワードで管理者がログイン。
(初回ログインはパスワードを変更する仕様になっているので、ログイン時変更します。)


③アンケート結果を見て管理者が設定します。

(本当に苦手な場合は、ほぼ全ての通知を切るのがオススメ。管理者&上司とのトークだけONにするくらいの感じがちょうど良いようです。)
この時、管理者&上司や必要な人とのトークルームも作成。
「〇〇さんの代理で管理者がトークルームを作成しました。〇〇さんが〇日から利用開始されます。よろしくお願いします」
など送付しておくと完璧です。


④設定等が終わったらIDと変更したパスワードを対象のメンバーにお知らせします。

理想的には…
⑤慣れるまで、パスワードを変更せずに使ってもらいます。
困った時は、管理者がログインして問題解決してあげましょう。

⑥すっかり慣れたら、パスワードを変更してもらい、自由に使ってもらいましょう。



*こんなお悩みからこの方法が誕生しました*

~初期導入時~
・プライバシーが!とか個人情報が!!ということで、導入時はID、パスワードを渡すのみにしていた。
設定は個々人にマニュアルを渡し、それぞれやってもらうことに。


~結果~
・通知がうるさい!
・カレンダーがわけわからない!
・使い方がわからない!
・パスワード忘れた!
という問い合わせが多発。

仕事にならない、LINEWORKSやめたい、電話連絡でいい
などの不満に発展。
怒る人も多く、ストレス…


~分かったこと~
スムーズに使用できるようにならなければ、プライバシーや個人情報以前の問題。
LINE WORKS嫌いになると、通知が来ても開かない、全然既読にならない、スマホ置きっぱなし等、連絡が取れなくなるメンバーがいる。
そうなると、戻ってきてもらうのに何倍も労力がかかる。


~特別に実施したこと~
「できない、不安」という人に対しては、1週間~1ヶ月程を目安に管理者がログインできるようにすれば、かなりスムーズに使えるようになりました。
常にログインしているわけではなく、分からない!困った!という連絡があったら、管理者がログインして対処します。


~やって良かったなと思ったこと~
最初に一通り設定をしてあげたり、管理者と二人三脚でスタートすると、
手間がかかって大変かと思ったりしたのですが、実はトラブルがとても少なく済みます。
LINE WORKSのことも好きになってもらえることが多く、オススメです。

70代の方が生き生きとアプリを使用して、スタンプをバンバン送っているのを目の当たりにすると、
他のメンバーのモチベーションも変わってきます。
一番LINE WORKSから遠い存在では?とみんなに思われていたのに、組織内で使い方を教えてくれる存在になったりします。
上の方だけやってあげるというのも良いかもしれません。



【問題解決あれこれ】
*プライバシーが!個人情報が!!と言われてできません。
→管理者がやろうと思えば、全てのトークを見ることができてしまいます。
(LINE WORKS以外も仕事のメールなどは全部そういう仕様ですね!)
仕事で使うものなので、慣れるまでお手伝いさせていただきますね。とお伝えする。


*電話など、他の方法で解決するから、そこまでしてもらわなくて良いですと言われてできません。
→対面で教えられる場合はまだ良いのですが、電話などを使って操作を説明するのはとても難しいです…
一体どの画面の何のことなのか、理解するだけでも1時間近くがかかったりします。
LINEWORKS用語をいくつか出してみて、分かる人なら電話対応OK
何のことやらさっぱり??という人はサポートした方が良いです。

(確認方法例)
共有カレンダーはどこに表示されるでしょうか?
(答)マイカレンダー

これを確認するために
「〇〇さんはマイカレンダーに共有カレンダー表示されてますか?」と聞いてみる。
は???という答えなら、要サポートです。


グループトークルームで、「W」がついているのは?
(答)外部トークルーム

これを確認するために
「〇〇さんは、外部グループトークルーム、いくつ表示されてますか?」と聞いてみる。
え???という答えなら、要サポートです。


結局のところ、使うか使わないかは
LINE WORKSが好きか嫌いかです。
「若者はできるけど自分にはムリ」
という風にならないようにするのがポイント。


嫌われないようにするポイント
・いらない通知は全部切る
・いらないページは非表示にする
・トラブルがあったら即刻対処、すぐ解決


好きになってもらうポイント

・どうでも良いスタンプでもどんどん送ってもらうようにする(送信練習です)

(事例)
真面目な人が多く、最初はなかなか漫画みたいなスタンプを送信しようとしませんでした。
なので「確認したら、スタンプの送信をお願いします」というメッセージを送信。
それで何かメッセージを見たらスタンプしないといけない!という習慣がつきました。


・便利だな!と思うタイミングの通知を設定(カレンダー)


(事例)
「報告期限」などもカレンダーに入力し、1日前などに通知。
忘れなくて済んだよ~、ありがとうね~とのお言葉をいただきました。


・その部署で一番得意になってもらう(管理者がサポートしているので自然に詳しくなります)

(事例)
〇〇さんってLINE WORKS使いこなしてますよね~、すごいですね~
と他のメンバーに言われてから、大好きになったご様子です。



LINE WORKSって簡単で便利だよね~
というメンバーでいっぱいになりますように。

コメント1

  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    紙のアンケートはこんな感じです。
    カレンダーについて1、週の開始日のところを例に添付してみます。

    説明やキャプチャが多くなるので、大体1問1枚くらいの感じで、枚数がとても多いです。
    口頭で聞けるなら口頭の方が、誤解もなく、間違いなく確認できるかと思います。

    2021.04.30

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