【情報共有】「テナント」はどんな人と作る?いろいろな団体のLINEWORKS活用法 - 仕事ができるTips - LINE WORKSコミュニティ

【情報共有】「テナント」はどんな人と作る?いろいろな団体のLINEWORKS活用法

わくわく

2021.05.02既読 933

LINEWORKSの紹介を見ると、大企業、有名企業、大病院がババッと出てきます。

というわけでとても信頼できる一方、マニュアルが、大企業向けに書かれていることが多いです。

少人数で使う時は、自分の中で翻訳しましょう。
誤解されやすいマニュアル用語の一つ、
「テナント」についてちょっとまとめてみました。







登録時、最初の壁「企業/団体名」=テナント



「企業/団体」ということで、同じ会社や団体じゃないとダメ?という雰囲気が漂っています。
実は、そんなことはありません。

ここで登録する企業/団体名が「テナント」です。
(参考)
ビジネス版LINE「LINE WORKS」とは? 便利な使い方を解説
記事によると、2018年は企業/団体名のことを「テナント名」と記載。
今、記載がないのでちょっと分かりにくくなっています。



テナント登録のポイント

じゃ、誰とテナントを作ろうかな?
まずは今の連絡手段を振り返ってみます。


・仕事のLINEグループがある

・頻繁に電話するので、短縮番号がセットされている。
・FAXに短縮番号が入っている
・回覧板を回している

・CCに5人くらい入っていて「全員に返信」も多い。メールがRE:RE:RE:…でいっぱい。
・営業用じゃない仕事用のメーリングリストがある
・グループメールがある
・期限があるプロジェクトメンバー(カレンダーを共有したい)
・メンバーがよく入れ替わる。引継ぎが年1回は発生。
・LINEWORKSアカウントをすでにお互い持っている。
お互いの社員同士がいちいち外部連携しなくても全員が自由に連携できるようにしたい。
一括で全員と外部連携したいのにできない!とお悩みの組織。

以上のような場合、LINEWORKSで一緒にテナントを作ると
仕事が加速する可能性が高いです。



(お困り例)
アドレス帳に共有された外部ユーザーにトークを送りたい

(お困り例)
会社同士で一括連携できますか?

(参考)
【情報共有】連絡先共有だけではダメ?外部連携/連絡先共有

※LINE WORKSでは誰か一人が外部連携し、連絡先を共有しても、
社内の他のメンバーから勝手に1:1のメッセージを送ったりはできない仕様。
確かに、大企業で誰かが名刺交換した場合、連絡先を共有してくれた人に無断で連絡できるような仕様だったら問題ですね。

ただ、中小企業や個人事業主だととても不便に感じるところでもあります。
全員と一気につながってやりとりしたい!というくらいの密な関係なら同じテナントのID、「社内メンバー」として登録してしまった方が良さそうです。



こんなテナントも良いかも?

・A・B・C・D・E社、各社社長が集まった経営者の会
会社=テナントである必要がない典型例ですね。

・町内会や商工会
回覧板、掲示板が多い。高齢者も多い。
けど結構、孫とLINEしていてLINEはまあまあ好き。
LINEが使える人なら、ほとんど大丈夫。
テナントを作っちゃいましょう。

・マンション管理組合
定例会報告を印刷して全戸に配布しているのをPDFで代替できます。
定例会欠席者の意見集約もアンケートで可能。
LINEでの連絡は、賃貸の方は特に抵抗があって拒否されることも多いですね。
「LINEやってないんですよ~(嘘)」とか。
LINEWORKSで、マンション用のテナントを作って、IDを発行してあげれば、安心して使ってもらえるかも?

・学年、学級、PTA
予算の問題があり、有償のものは基本的に導入困難…という学校、多いですよね。
LINE WORKSなら、フリープランで無料でも使えるようになったのでチャンスです。
プリントで大量に使用していた紙を削減することもできます。校長先生も地球も喜びそう。
担任としては、誰が未読なのか確認することもできるので、紙よりも安心です。
残りの問題は、デバイス。
PC、スマホがどちらもないというご家庭の問題を何とか乗り越えたいところ。

・お神輿の保存会、地域の伝統保存会など
1年に1回しかないので手順を忘れそうなどの悩みあり。
動画や写真も多数保存でき引継ぎにもオススメ


・今、激務の医療、介護施設
専門が違うクリニック同士、薬局、介護施設、訪問看護ステーションなど、お互いに忙しくて電話するタイミングが難しいですね。

コロナ禍で特に厳しい状況…というお悩みの中、管理者一人が詳しければ何とかなるLINE WORKSが役に立つ可能性が高いです。

同じテナントなら、IT導入の中心になってくれるスタッフが1人以上いればOK。
(有償プランならサポートを受けられるので、詳しい人が誰もいなくても大丈夫かも?)
管理者中心で各関係施設にIDを配布し、簡単に使用開始&運用することが可能です。
使用する職員さんは、LINEができる方なら問題なしです。

クリニックに電話したんだけど、ず~っと話し中。
伝えなきゃいけないことを結局伝えないままになっちゃった!などということも防止できます。

・一つのプロジェクトのために立ち上がったグループ
オリンピックに向けた準備!
新型コロナの予防接種サポート!など
期間限定だからこそ、説明なしですぐに使用できるコミュニケーションツールが必要ですね。
かといってLINEで!というのも難しいのかな?と思います。
私、LINEやってませんという人も多いと思いますし、LINE教えたくないという人もいそう…。

このIDとパスワードでログインしてくださいね~と、運営側が渡せるLINEWORKS。
現場中心でスマホの人がほとんどということを考えても
LINE WORKSが最も得意とする領域じゃないかな?と思います。

・複数担当者制の士業
(税理士、社労士、弁護士、会計士)

担当が変わると、その都度説明が大変だな~というお悩みも解消。
Slack、Chatworkなどすでに他のシステムを使っていますという士業の方、増えてますが

LINEWORKSの特殊なところは、

(1)LINEっぽい見た目で簡単そう
IT嫌いな人に
Slack,Chatwork,Teams…定着までにすごい労力がかかり、導入を諦めているということ、ありませんか?
〇〇社長さん、LINEならできるんだけど…
うちの顧問税理士さん、LINEならできるんだけど…
そういう時、LINE WORKSならやりとりOK

他もやれば可能なんですが、
IDとパスワードを共有してメンバーをサポートする際、最も抵抗がないのがLINE WORKSかなと思います。
LINEに似ているので、いつもの操作でメッセージのやりとりはOK
(参考)【情報共有】IT苦手、スマホ苦手、パソコン苦手な社内メンバーにログインしてもらう前の準備

新しいアプリに拒否感がある人とは、LINEとLINEWORKSのやりとりということも可能です。
そのうちExcelやPDFなど、ファイルが増えてきたらLINE WORKSにしませんか?ということもできます。
士業の方と経理担当者のどちらかがちょっとIT苦手…という場合に導入するならLINE WORKSかな?と思いました。

(2)スタンプが使えます(意外に大事)
Slackは、大きいスタンプが送れないのがお悩みで、色々と思考錯誤しているプログラマーさんが多数。。。
LINEWORKSはスタンプ完備なので、そのまま使えるのが強みかな?と思いました。

・LINEで連絡を取っている家族
カレンダーを使いたくなったらLINEから切り替えも良いですね!
LINEとカレンダーアプリ2つを使用するより効率的かなと思います。



同じテナントにするメリット

1,社内メンバー向けの「内部グループ」が使用できる。
LINEWORKSの機能で一番多くを使えるページです。
外部グループでは使用できない機能があります。
制限のない内部グループが使えるのが良いですね!


2,最低1人の管理者で対応可能。
誰かが困った時、1つの管理者画面ですぐに対応できます。
管理者が数人いるとより安心です。

外部連携だとそれぞれの管理者画面で対処する必要があり
「管理者さんに確認してください」というひと手間が必要。

これが内部なら一括管理で、トラブル時のスピードが全然違います。
みんなでマニュアルを読み込むより、一人ちょっとだけ詳しい人がいればOK。
(参考)【情報共有】IT苦手、スマホ苦手、パソコン苦手な社内メンバーにログインしてもらう前の準備

スマホ初心者、高齢者でも大丈夫です。


LINE WORKSはカレンダー付のLINEグループ

LINEグループのような気軽さが、LINEWORKSでは何となく薄れがち。
そのせいで仕事が回らなくなったら本末転倒かな?と思います。

LINEグループの時は連絡が早かったのに、
LINE WORKSになったら「外部連携がどうのこうので面倒!」とかなってしまう人、周りにいませんか?

そういう方は、外部じゃなくて、同じテナント内の「社内メンバー」として連絡を取り合った方が良いんじゃないかな?と思いました。
この「社内メンバー」という表示がまた、そうじゃないのに!と厄介ですね。脳内翻訳が必要です。

LINEグループを作る時と同じ感じで、連絡を取り合いたい人が集まって「テナント」を作ると業務が回りやすい感じがします。
(大企業はちょっと違うと思いますが)

LINEWORKSは仕事用で…
同じ会社で…

同じ団体で…
あの人は会社が違うから外部連携で…
と、システムにとらわれずに

「一番仕事が早く回るのはどういうテナント?」と考えるのが良さそうです。
LINEではできないカレンダー共有もできるし、分からない時は、相手のアカウントにログインして代わりに操作してあげることもできます。

カレンダーが付いているLINEグループ
IT全然分からなくてもOKなLINEグループ
という気軽さでテナントを作ってみるのも良いのかなと思います。


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