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【情報共有】ホーム掲示板は管理者の腕の見せどころかも?メンバーのお困りはURL送付で即解決!

わくわく

2021.05.05既読 256

ホームの「掲示板」って難しそうだな~
どう使って良いか分からないな~
悩んでいる管理者さん、いらっしゃいませんか?

ホームの掲示板には実は初心者にとっても優しい機能がいっぱい。
いっぱいありすぎて、使いこなすのが大変そうなんですが

ホームだけにある便利機能

「リンクをコピー」についてまとめてみました。


掲示板の特長

掲示板は「リンクをコピー」でURLによる共有ができます。
この機能を使えば
一番情報を共有したいタイミングに
一番情報を見てほしい人に見てもらえるという
とっても効果的な情報共有ができます。




色々な使い方


ホーム掲示板に、メンバーが困りそうなネタをあらかじめ書きためておきます。
書いても書いても通知が飛ばないように、
掲示板を作成時、全員通知をOFFしてもらいました。

(参考)【情報共有】ホーム掲示板:メンバーに通知したくないと思ったら

ホームのデフォルトは「通知ON」になっています。
「OFF」になっているととっても楽なんですけどね…
う~ん、しょうがないので、上の(参考)のページを送って
メンバーにOFFの作業だけお願いしてみました。
全員がOFFになったら、掲示板を思う存分作成しましょう。

あ~、デフォルトでOFFにすること、できないですかね…



作成した掲示板をすぐに見てもらうのではなく
書いて、もっと便利に修正して…と 熟成させ…

メンバーから質問が来たり、情報が必要になった時に、
待ってました!とばかりに
「こんな情報がありますよ!!」と
URLを「トーク」で送ってあげるようにします。


<掲示板が活躍するのはこんな時>

①マニュアル&手順掲示板
メンバーから質問がきた時に活躍


(事例)
「Dropboxってどうやって使うんだっけ?」
とスタッフからメッセージあり
 ↓
準備しておいた
「Dropboxの使い方マニュアル」の掲示板を開き
「リンクをコピー」
 ↓
質問してきたメンバーの
「トーク」にURLペースト!

もし、これで問題を即時解決できなければ、マニュアルが未熟ということです。
マニュアルに磨きをかけてゆきましょう。



②ひな型掲示板

報告書、お客様へのメールなど
ある程度の長文をスタッフにお願いする時に活躍

(事例)
「お客様にオンライン説明会のご案内メール出さなきゃいけないんだけど、何か参考ないかな~」
 ↓
メールが上手なスタッフが使っている文例を掲示板に蓄積しておく。
お客様の名前を伏せ字にするなど、すぐにコピペできるように!
 ↓
書くのに四苦八苦しているメンバーの

「トーク」にひな型掲示板の
「リンクをコピー」
 ↓
「トーク」にURLペースト!
メンバーは文面をアレンジして作成、メールがすぐ完成。



③ルール確認掲示板
ルールの周知をする時に活躍

(事例)

「何度も言ってるのにまたルール守れてないな…」という人を発見
 ↓
ルールを記載した掲示板を作成しておく。
例えば、イラっとした時や、
え~、どうしてまたこうなっちゃってるの~??
と思った時に、その都度作成&修正すると〇
どんな事を守ってほしいのか、気を付けてほしいのか
守らないとどんな風に困るのか
気持ちが入って明確な掲示板が作成できるかと思います。
 ↓
「ルール逸脱時に即時」
(ここがポイントです‼)
「リンクをコピー」&「トーク」にペースト!
 ↓
次から気を付けよう、となる。
早ければ早いほど良いです。
繰り返されるミスには「私はbot」という気持ちで送信し続けます。

注意書きの掲示板を丁寧に作りこんでおくことで、大抵は伝わるはず。
もし、直らないのであれば、掲示板の内容が未完成ということです。
具体的な改善策、ルールを守らないことで、こんな困ったことが起きたなど、事例を記載するのもオススメ。

(例)特定のユーザーしかメッセージを送信しないようにする機能
人数が多い掲示板で「了解しました!」と送る人が注意しても後をたたない。一体どうすれば(悩)
 ↓
【困ること・なぜダメなの?】

例えば、一つのお知らせに対してメンバー全員が「了解しました!」と送ったら?
大切な「お知らせ」が埋もれて見えなくなってしまったり

「通知」にしているメンバーには、すごい数の通知がいって迷惑をかけているかも?
トークルームを開いてみたら「了解しました!」が10個連なっていたら?
もうトークルームを開かなくなるメンバーもいるかもしれないですよね。


そのため〇〇グループトークルームはお知らせ用として、「了解しました!」の返信は禁止しています。

1人くらい良いだろうと送る人がいると10人も20人も送る人が出てきたら収拾がつかないため、全員返信禁止ということでよろしくお願いします。

こんな感じで、掲示板で説得するのが良さそうです。
納得を得るために説明すると、どうしても長くなるので、トークは不向き。
こういう説明系は掲示板が一番向いています。



ここの「コミュニティ」にも応用してみました。
これ、ちょっと間違えて投稿しちゃってるかも?という時にお知らせするための投稿
 ↓
(例)【情報共有】LINEWORKSコミュニティに間違えて投稿してしまっているかも?



④MVP、好事例、今月がんばった人掲示板
読みたいタイミングで何度も読み返せてこそ
本当の力を発揮する掲示板

(事例)
毎月のMVP発表
こんな好事例があったなどという場合、
業務で忙しい時に通知してもなかなか読めない人が多いですね。
普段は軽く目を通してすごいな~と言うだけで
その時すぐに熟読しなくても良いのだと思います。

実はこの掲示板が本当の力を発揮するのは
メンバーがスランプに陥った時…
ネタが多ければ多いほど、誰かの役に立つ可能性が高くなります。

内容はURLで定期的に共有します。
別にすぐに読んでほしい訳ではなく
目的は「存在をアピールするため」です。
困った時のヒントになるかも?
こうやってスランプから立ち直った!
そういう雰囲気を醸し出せていればOK。

あ~、最近なんか調子悪いな~
お客様、怒らせちゃったよ~。今日眠れないかも…
というようなメンバーが、まとめて読んだら元気になったり
解決策を思いついたりする場所として作っておくのも良いのかな?と思いました。



他にも、掲示板の使い道は数えきれないほどあると思います。
URLをトークに送ってあげられるので、初心者でもタップするだけですぐ見れる!
大人数で共有するので、情報がどんどん研ぎ澄まされて、内容が熟成してくる!
という良さがあるな~と思います。


また、整理するのも、とっても楽です。
URL集を貼り付けた「目次掲示板」を1つ作っておくと良いです。
どんなにめちゃめちゃな順番で掲示板がUPされていても大丈夫。
目次がしっかりしていれば、すぐに対象を見つけられます。
もし目次を作って見つけられないとすれば、目次の作り方に問題があります。
すぐに見つけられれば、初心者メンバーには、管理者がURLをトークに送ってあげればOK!

(ポイント)

例:1,ご予約が入ったら…その後の流れ
https://
*************
こんな感じでURLは即コピペができるように表示しておくと良いです。
すぐに対象ページのタイトルとURLを送信してあげることができて便利!




ホームの作成と管理は、管理者の腕の見せ所でもあるかなと思います。
義務で見るのではなく、役に立つから見る掲示板を
メンバーと一緒に熟成させてゆきたいですね!

コメント1

  • 업데이트 된 답글입니다.

    るんるん

    「会社カレンダー」にもホームのURLをペーストできました。
    色々な情報を、カレンダーからも伝えることができるようになりました。
    ホームURL便利ですね!

    こちらの問題も解決できそうです。

    会社カレンダーに地図を添付したい
    https://community.worksmobile.com/jp/posts/1336

    2021.05.09

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