【情報共有】長期間のお客様対応業務にはLINEWORKSのタスク機能が一番かも? - 仕事ができるTips - LINE WORKSコミュニティ

【情報共有】長期間のお客様対応業務にはLINEWORKSのタスク機能が一番かも?

わくわく

2021.05.06既読 1967

LINE WORKSのタスク機能は、独特だなと思います。
普通「タスク」と言えば、カレンダーに付随するようなイメージ。
なのにLINE WORKSは独立している…

タスクと言えばカレンダーとセットでしょ?
何で独立してるの???
カレンダーとくっつけてほしい!!!という要望も沢山出ています。


私もその方が使いやすいよね~と思っていた一人です。
ですが、このタスク機能、とても便利に感じる事例がありました。
情報共有してみたいと思います。


1件に長期間かかるサービス業にはLINE WORKSのタスクが便利!

お客様がサービスに興味を持つ
 ↓
問い合わせ
 ↓
会員登録などの手続き
 ↓
正式に契約
 ↓
サービスや商品を実際に使用


サービス業はこんな手続きが多いと思います。
この期間が短い場合は、まあ、そんなに問題がないのですが
長~~~くかかる場合、管理が難しいですね…。

最初の問い合わせから大体2~3か月(長い時は1年など)経過
やっと「よし!会員登録してみようかな?」
さらに数か月(長い時は1年など)経過
「よし!サービスや商品使ってみようかな?」

というくらい時間がかかる場合

そのお客様を事務局で長期間対応して、担当者に引き継ぐまでの記録、どうしていますか?
長期間になると担当者も何度も変わったり…
なかなか作成、管理、伝達するのが大変ということはないでしょうか?

LINEWORKSのタスク、実際使ってみると、この業務に良いなと思いました。


実際のタスク画面で紹介してみます。



【特徴1】経過がいくらでも書ける(ファイル添付もOK)

水色のところに、お客様とのやりとり情報をいくらでも書きこむことができます。
この画面ではとてもコンパクトに仕上がっています。
これはホームの「掲示板」に非常に長い情報共有があり
ここにはホームのURLがペーストしてあるので、短くなっています。
(参考)【情報共有】ホーム掲示板は管理者の腕の見せどころかも?メンバーのお困りはURL送付で即解決!
掲示板を使用しなくても、ここに全部書いてしまうことも可能。


【特徴2】今まで誰が関わってきた仕事なのか明確

グレーの部分「タスク情報」は、
タスクを編集すると自動で追記されます。
この例では、タスク情報8になっています。
いつ誰がどんな仕事で関わったのか明確です。

赤丸のところを見ると、一旦「完了」が、
再び「進行中に変更」となっています。
お問い合わせの結果「やっぱり今回はいいです」と断られること、ありますね。
断られて「完了」と思いきや
「やっぱり興味あり!」ということで再び動き出した。
そんな事例です。


【特徴3】依頼者と担当者は必ず1:1

ピンクのところが依頼者と担当者。
これは1名ずつしか登録ができないため、不便!!とも言われています。
しかし、このように長期でやりとりしていると、この人に聞けば良いという担当者があいまいになりがち。
LINEWORKSのタスクだと1名の登録になるので、確認が簡単です。



【特徴4】依頼者と担当者、両方とも自分以外を指定できる

この依頼者と担当者、両方とも自分以外のメンバーに設定できるようになっています。
これも意外な機能。
別の部署から回ってきた案件の場合、上司が一旦受け取ることがあります。
上司は自分の名前を入れずに部下にそのままお任せするというような使い方もOK。



カレンダーに紐づいているタスクだと、こういう管理はとても難しいなと思います。
「期限」といっても、相手があってのこと。
無理にがんがん連絡を取って、しつこくして契約がダメになる等は避けたいですね。
「まだ契約に至らないけれど要フォローの顧客管理表」
そんなイメージでこのタスクを使用してみるのも便利かも?
今回の事例を見ていて思いました。



短期のタスク管理なら「カレンダー」が便利
LINE WORKSのカレンダーは「期限」登録もできます!


もっと短期のタスク(1回完結型など)
例えば●月●日(●曜日)●時までに報告書出す!
報告書を1度提出すれば済などのToDoの場合
タスクを使うよりも、カレンダー機能の方が便利です。
カレンダーで「期限」が登録できることは
もしかしたらあまり知られていない機能かもしれませんが
以下のように登録できます。

・このカレンダー名は「タスク」ですが、
 紛らわしい場合はToDoとか、何か別の名前にすると良さそうです。
・日時は、5月6日「13時」というように、〆切り時間まで指定OK
 13:00~13:00で登録できます。意外‼
・通知ももちろんできるので、リマインドOK
・参加者に対象者を入れれば、グループでのタスク共有OK、多人数に同時にタスクを渡せます。




「タスク」を以下のように使う時は
「カレンダー」機能を使いましょう!

①複数人に同じタスクを送りたい
②複数人でタスクを確認したい
③タスクの進捗などもやりとりしたい
(グループトークルームを使うのがベスト)
④タスクに時間まで期限を設定したい
など。

Googleカレンダーにあるようなタスクは
LINEWORKSでは「カレンダー」機能にあたります。(名前が違いますが)


単にメンバー間でタスクを見たいだけ
(あまりないかもしれませんが)

複数人に依頼ではなく、
複数人がタスクを「見るだけ」であれば

こちらの方法でも共有できます。

(参考)タスクの共有

これだとメンバーにリマインドがいかないせいもあり
なかなか期限通りに仕事が進みませんでした。
やっぱりカレンダーの方が良いかな?と思いました。
以下のようにトークにタスクを作成できます。



コメント6

  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    別件で「タスク」といえば
    以前、「テンプレート」を「タスク」にできないかな~というお悩みも。

    テンプレートのタスク化をしたい。
    https://community.worksmobile.com/jp/posts/2882

    こんなやり方で解決できそうです。

    「トーク」からタスクを作成できますが、「テンプレート」はダメ。
    なので、テンプレートの下に「タスクに保存」等のトークを送信します。

    2021.05.06

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    タスクを開いた時にはそのまま表示されませんが
    「トークルームを表示」をクリックすると、
    「タスクに保存」というトークにリンクされてトークルームの対象のテンプレートに飛びます。
    ワンクリック必要ですが、テンプレートを確認することができます。

    2021.05.06

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    様々な共有の仕方があり、勉強になりました!
    ただ、タスク完了のチェック等、部下のタスクの進捗を上司が確認できる様にしたい為、タスクをカレンダーに表示できるようなれば嬉しいです!

    2021.06.27

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    チャチャチャ茶茶さん

    こんな共有方法ではいかがでしょうか?
    >タスク完了のチェック等、部下のタスクの進捗を上司が確認できる様にしたい
    →ホーム掲示板や、ノートを活用することで可能かと思います。

    >タスクをカレンダーに表示できるよう
    →ノートはできないのですが、ホームの掲示板であれば、リンクをコピーし、カレンダーのメモ欄に貼り付けることができます。
    カレンダーについて詳細を記載しきれない時などにもこの機能は便利。
    ぜひ使ってみていただければと思います。

    タスク掲示板試作してみました。

    2021.06.27

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    見えないのでこちらに拡大版

    こんな感じで一覧表示はすぐに作れます。
    カレンダーを掲示板に挿入することもできるようですので、そういうのを作成してみても良いかもしれません。
    https://community.worksmobile.com/jp/posts/3586
    ※埋め込みはなぜかエラーでうまくできないので
    URLで共有するのが今のところオススメです。

    HTMLにiframeで埋め込むことがなぜかできません…

    2021.06.27

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    (追記)
    2021年9月9日のメジャーアップデートで
    内部グループ(IDの@以下が同じ人だけのグループ)はタスク共有できるようになりました!
    https://line.worksmobile.com/jp/update-info/20210909/

    ただ、残念ながら、内部グループのみの機能で
    外部グループと、チームトークルームではタスク共有はまだできません…
    早くできるようになると良いですね!

    2021.09.09

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