予定招待の回答

Question

回答は招待された人が、承諾、辞退、未定と選択すると思いますが、上手く出来ない人の操作を管理者がする事はできるのでしょうか？

管理者が招待された人の代わりに承諾等を選択する等の操作ができるのか？

分かる方がおりましたら、よろしくお願いします。

るんるん · Accepted Answer

＞やり方の分かりやすいマニュアルを作って配布し、できるようになるか

こちらですが、多くの場合、うまくいかないようです…
マニュアルなしでメンバーが使えるように、管理者がカスタマイズしてしまった方が良いです。
嫌々、仕方なく、言われたからLINEWORKSのアプリを入れたという人も中にはいて、そういう人に「マニュアル見てください」というと、反発にあうケースが多いです。

LINEと同じ簡単さとか、予定を忘れない便利さみたいなものを感じていただくのに、管理者から色々通知してみたり（未読の人の再通知など）慣れないうちは、なかなか見ない人にメッセージやスタンプでコミュニケーションを取ってみるのが解決策の一つかと思います。

わくわく · Answer

英乃さん、解決して良かったです！
カレンダー、最初大変ですよね。
がんばってください。

英乃 · Answer

ありがとうございます。
欠席の理由を聞くのは、無くても良いかと後々になってから思いました。
PTAはあくまでボランティアなので。

アンケートで分岐後の必須項目は作れない事が分かりました。

共有カレンダーも自分のスマホで試したのですが、参加者が承諾、辞退等の操作をしなくても設定した時間に通知来るのも分かったので、メンバーには「参加者は特に操作しなくても大丈夫です」とアナウンスしておきました。

わくわく · Answer

もし英乃さんが出席の人のカレンダーだけに予定を表示して
欠席の人には表示したくない！というこだわりをお持ちだと、大変な作業が必要になります…

全てのメンバーと１：１の共有カレンダーを作成
↓
対象者の共有カレンダーだけに「予定をコピー」などの機能を使用しながら予定を登録してあげる
（20人参加ら20回作業が必要）
ということになり、疲れそうです。

PTAメンバー全員のカレンダーにPTA予定が表示され、
参加メンバーについては「メモ」に記載してある
というのが一番楽に作業できるのではないかと思われます。

わくわく · Answer

＞共有カレンダーの参加者に加えて保存すると共有予定　招待になってしまって
そうですね。「参加者」に名前を入れると、
①「通知」などのシステムのため
②対象者の[基本]カレンダーに同じ予定を反映させる
この２つの理由により、
承諾・未定・辞退が表示されてしまいます。

今回、出欠についてメンバーから連絡をいただいているので
「参加者」に名前を入れないで、PTAの行事名だけでもOKかと思います。
参加者を明記したい場合は「メモ」に書くのが良いですね！

「参加者」に名前を入れることで、[基本]の個人カレンダーにも同じ予定が表示され、通知も自分の好きなタイミングにコントロールできるという機能で、大企業でいくつもの部署、グループに所属して働いている人にとっては、予定を一元化できて便利なのですが、PTAだけで使用している場合は、なくても良い機能かもしれません。

わくわく · Answer

>不参加の人だけに理由を必須で書いてもらうことは可能でしょうか？

システムで不参加の理由を「必須」にすることはできないのではないかと思います。
こんな感じであればできるかも？と試しに作成してみました。

ただ、PTAの欠席理由を書かせるというのは、人間関係的に難しいような気も…
アンケートで機械的に取るよりは、メッセージで「どうしたんですか？」「出席お願いできませんか？」
などで個別に聞いた方が感じが良い気がしました。

協力的で雰囲気が良いPTAなら問題ないかもしれませんが…

るんるん · Answer

アンケートは日程調整で最強だと思います。

最近、他にもPTAで使用している人が増えてきています。
どんなことで困っているかなど、コミュニティに書き込むと、みんなで困りごと＆解決法を共有できそうですね！
大体同じお悩みが多いですので。。。

英乃 · Answer

ありがとうございます。
アンケートは全然思い付かなかったです。

これが一番良いかもしれません。

るんるん · Answer

ご返信ありがとうございます！

＞共有カレンダーのやり方を説明しても、相手から共有カレンダーの作り方を分からないと言われてしまうと対応できない状態

こちらですが、説明しなくても英乃さんが共有カレンダーを１つ作成し、ママさんたちをその共有カレンダーのメンバーに登録でOKかと思います。
お相手が何か操作する必要なく、勝手に表示されるようになります。

＞グループの予定のメモを更新して参加、不参加、未定
もし出欠確認に使用されるのであれば、カレンダーよりも「アンケート」を使用した方が便利です。

色々と機能が多いので使いこなすのが大変ですよね…
用途によって、カレンダーじゃない方が使いやすかったり
どのカレンダーが適しているかなど違ってきます。

PTAの出欠確認なら
①アンケートで参加・不参加・未定の返信をもらう
何日も候補をあげられるので日程調整にも便利

②決まった日程を共有カレンダーに登録し、出席する人を「参加者」に登録する

という方法が良いような気がします。

英乃 · Answer

すみません、返信していなくて。

共有カレンダーのやり方は分かりました。

ただ、共有カレンダーのやり方を説明しても、相手から共有カレンダーの作り方を分からないと言われてしまうと対応できない状態です。
なので、グループの予定のメモを更新して参加、不参加、未定と書いています。

小学校のPTAで使っているので、ママさんたちにスマホ貸してくださいとは言えませんので・・・。
やり方の分かりやすいマニュアルを作って配布し、できるようになるか挑戦してみようとも思いますが。

今のところは、こんな感じです。

るんるん · Answer

英乃さん
フリープランでも有償プランと変わらず
「共有カレンダー」を作成したり、基本カレンダーの権限を付与したりすることができます。

（参考）https://community.worksmobile.com/jp/posts/3114
↑
このページの
①マイカレンダーの「共有カレンダー」
　シフトに最適！＆秘書さんもこれ！
の下の部分に作り方などの記載がありますので、やってみていただければと思います。

るんるん · Answer

＞管理者が招待された人の代わりに承諾等を選択する等の操作ができるのか？
できないので、操作が上手くできない人のカレンダーは共有カレンダーにしてもらうと良さそうです。

（参考）
自分（カレンダーが上手く操作できない人）のカレンダーの管理・閲覧権限を付与する
https://line.worksmobile.com/jp/blog/use-cases/calendar-shared-calendar/

英乃 · Answer

アンケートで参加の人を共有カレンダーの参加者に加えて保存すると共有予定　招待になってしまって、最初に作ったカレンダーと同じになってしまいました。
これで合っていますでしょうか？

英乃 · Answer

もうひとつ良いですか？
アンケートで参加・不参加・未定で答えてもらい、不参加の人に理由を記入してもらおうとしたのですが、必須にしたところ参加でも理由を記入しないとダメになりました。
不参加の人だけに理由を必須で書いてもらうことは可能でしょうか？

るんるん · Answer

（参考）トークで手軽に！社内外の意見集計や日程調整に便利なLINE WORKSの簡易アンケート
https://ascii.jp/elem/000/004/015/4015783/

アンケートを活用した日程調整について
https://community.worksmobile.com/jp/posts/2242

るんるん · Answer

もし解決していましたら教えていただけるとありがたいです。

英乃 · Answer

フリープランでは使えないみたいでした。
ありがとうございました。

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