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現況：

目前，「記事本」功能僅限於純 LINE WORKS 成員組成的內部群組使用。一旦群組中加入了任何一位一般 LINE 用戶，形成「外部群組」，該群組便無法使用記事本功能。這使得所有重要的公告、待辦事項、會議記錄或專案資料，都只能以一般訊息的形式發布，非常容易被後續的對話洗掉。

限制（問題點）：

1. 重要資訊沉沒，管理效率低下： 在專案協作或與外部夥伴溝通時，記事本是沉澱關鍵資訊（如：專案目標、共用連結、工作分配）的最佳工具。缺少此功能，所有重要內容都散落在對話紀錄中，成員需要花費大量時間回溯查找，極大地增加了資訊管理的成本與困難度。

2. 跨平台協作的深度受限： 記事本是從「即時溝通」邁向「專案協作」的核心功能。外部群組無法使用記事本，等於將協作能力限制在最淺層的訊息交換，無法有效地進行事項追蹤、文件共享與任務公告，削弱了 LINE WORKS 作為專業協作平台的價值。

3. 增加溝通成本與資訊落差： 重要的事項（例如需要所有成員共同遵守的公告）無法置頂或儲存在一個固定的地方，新加入的成員也無法快速查閱歷史重要記事，容易造成團隊內部的資訊落差與重複詢問，降低整體溝通效率。

建議：

強烈建議將「記事本」的完整功能，全面開放給包含一般 LINE 用戶的「外部群組」使用。

應確保記事本的核心功能都能在外部群組中無縫運作，包含：

• 新增/編輯/刪除貼文

• 發布公告

• 留言與按讚互動

效益：

1. 實現高效的資訊沉澱與共享： 讓外部群組也能擁有一個永久的資訊公布欄，方便所有成員（不論新舊）隨時查閱關鍵決策、檔案與待辦事項，確保資訊不遺漏、不沉沒。

2. 深化跨平台協作的廣度與深度： 將外部群組從單純的聊天室，升級為一個輕量級的專案協作空間，能夠更有效地管理與外部廠商、客戶或夥伴的合作項目，大幅提升協作效率。

3. 降低溝通與管理成本： 透過記事本集中管理重要資訊，可以有效減少團隊成員重複提問和確認的時間，也讓專案管理者能更輕鬆地佈達指令與追蹤進度，降低整體的溝通與管理成本。