【情報共有】カレンダーの選び方:どのカレンダーで何ができるのかな? - LINE WORKS Tips - LINE WORKSコミュニティ

【情報共有】カレンダーの選び方:どのカレンダーで何ができるのかな?

わくわく

2021.05.08既読 1769

LINEWORKSのカレンダー、色々な種類があって、どれを使ったら良いのか迷いますね。
選択する時のポイントを簡単にまとめてみました。

1,一人で使う場合

①メンバーに見せる
基本カレンダー

基本カレンダーは、
カレンダーの一番上に[基本]と表示されているカレンダーです。

他のメンバーから「メンバー予定表」で見えます。
これ、一番上にあるので、最初に登録し始めてしまうのですが、ちょっと注意です。

【注意】
(注1)メンバーから見えるので、見せたくない予定は入力しない方が良いです。
設定により見えなくすることもできますが、かなり面倒です。
ちょっとしたミスで見えてしまうことも…。
絶対見せたくない予定は「1人共有カレンダー」が安心です
②-⑴へ)

(注2)みんなで使うなら、他のカレンダーの方が向いていると思います。
予定についてコミュニケーションを取りたい場合は、トークも使える「グループカレンダー」等の方が良いかも?
2,複数で使う場合の ①-1へ)

(注3)自分を予定から抜くことができない…という悩みは、基本カレンダーを使ってしまっていることがほとんどです。
自分抜きの予定入力や、代理入力は「共有カレンダー」「グループカレンダー」を使いましょう!
2,複数で使う場合の ③-⑵へ


②誰にも見せたくない

⑴ カレンダーだけ使えればOKなら
共有カレンダー


共有カレンダーは1人で使っても良いのです!
自分一人だけを招待することで、他の誰からも見えないカレンダーを作ることができます。

自分だけのタスク管理も、共有カレンダーを作成し、活用している人が多いです。
LINEWORKSのカレンダーは予定だけじゃなく、
「期限」の設定もできます。

(参考)【情報共有】長期間のお客様対応業務にはLINEWORKSのタスク機能が一番かも?
一番下に、カレンダーでのタスク管理について記載しました。


⑵ ノート、フォルダも使うなら

グループカレンダー(非公開で)


グループも自分だけを招待することで、1人で使用できます。
カレンダーだけじゃなく、ノート、フォルダも使いたい時は一人でグループを作るのが便利。
秘密のグループ、非公開に設定しましょう。



2,複数で使う場合

<社内メンバー>


①みんなで編集

⑴ 好きなメンバーで
グループカレンダー
⑵ 部署ごとに
チームカレンダー


予定についてコミュニケーションを取りたい場合は、トークも使える「グループカレンダー・チームカレンダー」が良いです。
誰でもスケジュールを登録・編集できます。
登録・編集する人を限定したいなら「共有カレンダー」の方が良いです。

グループでタスク管理をするのにも便利。
タスク管理の場合、トークでのコミュニケーション、ノートでの情報共有なども有効なので、「共有カレンダー」よりも「グループカレンダー」の方が進捗が分かりやすいというメンバーもいました。

【注意】
*みんなが自由に編集、登録、消去できるので、メンバーの操作ミスでカレンダーの予定がおかしくなってる‼
などというトラブルが発生することがありました。

*「通知」に関して、モバイルだと登録時に必ずトークルームに「予定登録」通知が飛び、切ることができません。
(通知した直後に「取消」で消すことはできますが、面倒…)
(ブラウザ版はトークに表示するかしないか、選択可能ですが、最後にチェックを外す手間があります。)
なので、トークに毎回予定作成通知をしたくない!という場合はグループカレンダーは不向きです。
「共有カレンダー」にすれば解決。

逆に「予約表」としてカレンダーを使用している場合などは、予約が入ったことを伝えることができて、とっても便利です!



(参考)
【情報共有】長期間のお客様対応業務にはLINEWORKSのタスク機能が一番かも?
一番下に、カレンダーでのタスク管理について記載しました。

グループカレンダー・チームカレンダーの違い
(参考)【情報共有】メンバーの予定を「月表示」で見たい時に作るカレンダー3種
下の方にまとめました。


②編集する人を限定する

⑴ メンバーは見るだけ!
(シフト作成等)
共有カレンダー

シフトなどは「共有カレンダー」が一番です。
一部の人が編集し、メンバーは「見るだけ」というカレンダーを作ることができます。
トークはないので、スケジュールについてコミュニケーションを取りたい場合は「グループカレンダー」の方が向いています。

共有カレンダーは、誰かが間違えて予定変更、予定消去をしてしまう等の心配もありません。


⑵ 管理者だけが編集する
会社カレンダー

会社の大きなスケジュール(定休日、創立記念日など)を入力します。
「管理者画面」から操作します。
分単位での細かいスケジュール入力ができない、カテゴリー編集できないなど制限があります。


③代理でカレンダー入力する

⑴ 基本カレンダーで権限付与
対象者(社長など)の基本カレンダーの権限を付与してもらえば、代理で登録することができます。
具体的な方法はこちら

カレンダーの権限を付与してもらう方法


 共有カレンダー
対象者(社長など)の基本カレンダーが別の目的で使用されている場合は、共有カレンダーを新しく作成すれば解決!


<社外メンバー>
グループカレンダーだけ

社内メンバーとは色々なカレンダーを使えますが、社外メンバーとは「グループカレンダー」のみ。
違うカレンダーを使用したいな~と思ったら、社外の人を「社内メンバー」として登録するのも良いかもしれないですね!

(参考)【情報共有】社内メンバーと顧客/取引先
(参考)【情報共有】「テナント」はどんな人と作る?いろいろな団体のLINEWORKS活用法



どのカレンダーか大体決まったら、
作り方、活用法は各種マニュアル&記事がたくさんあります。
google、yahooなどの検索に
「LINEWORKS ●●カレンダー 作り方」とか
「LINEWORKS ●●カレンダー 活用」と入れて検索してみましょう!
こんなカレンダーが作りたいな~が実現できますように。


(参考)
【情報共有】メンバーの予定を「月表示」で見たい時に作るカレンダー3種
※共有カレンダーの作り方も記載しました。


LINE WORKSのカレンダー機能がわかれば多様なスケジュール管理ができる

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