【情報共有】フリープランで使い続けたい!ストレージを圧迫しない画像、動画、ファイルの共有方法 - LINE WORKS Tips - LINE WORKSコミュニティ

【情報共有】フリープランで使い続けたい!ストレージを圧迫しない画像、動画、ファイルの共有方法

わくわく

2021.03.21既読 10920

「トーク」に送信した画像、動画、ファイル(PDFやExcelやその他もろもろ)は、
フリープランの場合は3年間消えずにストレージを圧迫します。
画面から消してもサーバーに残っていて、ストレージを空けることができません。

※トークルームとは?
1:1のトークルームの他、複数人トークルーム
LINEユーザーとのトークルームなど色々あります。
LINEユーザーが入っている場合はグループにできないので、全部「トークルーム」です。
=LINEとやりとりしたものは3年間消えません。お困り例

(追記)
「トークルーム」ではない「グループ」で、グループごと削除しても、削除後30日間ストレージが空かないようです。ショック!
30日経ったらチームもグループもストレージが空くことが確認できました。

(情報更新)
2021年9月9日のメジャーアップデートで
「グループ」を削除すれば、即時ストレージが空くようになったようです。

グループって何?という時はこちら
【情報共有】初心者さんへ 何人も入っているトークルームの種類はこうやって見分けよう

※複数人トークルームは空きません。
※グループは削除できますが、チームトークルーム(組織)は30日間自動では消えません。
 「チーム」を消すには下記を参照。手動で消すことができます。

2021年9月9日 メジャーアップデート詳細


さらに詳細はこちらが参考になります。
 ↓
チーム / グループ管理で空き容量を確保する
注意:フリープランではできない削除方法も記載があります
※トークで送信したファイル
写真ダウンロード期限を短く設定できるのは有償プランのみ
フリープランは3年間固定です。


このストレージ問題、フリープランの多くの方が悩むところです。
~過去に困った皆様の投稿の数々~
(例1)フリープラン要領over時の対策を教えてください
(例2)共有ストレージ
(例3)フリープランで共有ストレージが5Gを超えた場合
(例4)フリープランの容量5Gには、トーク内送信写真も含まれる?フリープランのままでトークを使い続けるには
(例5)フリープランの共有ストレージ(例15)共有ストレージのデータ削除方法について

LWUG勉強会より
【LWUG】初心者歓迎!キホンをかんたん解説(LINE WORKS 勉強会のQ&A)


Q、画像、動画・その他ファイルを完全削除し、ストレージを空けられるように共有するには?
★公式でも分かりやすいマニュアルがでました!
(参考)
共有ストレージの 空き容量を確保する方法
※読んでもちょっと分からないんだけど~
という時は更新してゆきたいと思います。
コメントいただけますとありがたいです!

<方法1>重要ポイント
「フォルダ」か「ノート」を使う

トークに直接UPしない!!


「フォルダ」か「ノート」を使いましょう!
いらなくなったら即時削除可能です。
(注意)即時といっても、消去してからちょっと時差がある場合もあります。
減ってない??と思っても焦らず、1時間くらいしてから落ち着いてまた確認してみましょう!


トークに直接UPした場合、フリープランだと
3年間ストレージが空かないので(泣)
とにかく「トーク」には絶対に直接UPしないというのがポイントです。 
ちょっと手間がかかりますが、
「フォルダ」か「ノート」を使えば
消去可能。ストレージを即時空けることができます!

マニュアルも発見しました!
(2021.03.29)
共有ストレージの容量を空ける方法(フリープラン編)



【フォルダの使い方】

1、グループにして「フォルダ」を使えるようにする
複数人トークルーム→「グループ」にする。
「グループ」にすると、ノート・予定・フォルダが使用できるようになります。
ちなみに…LINEWORKSユーザーじゃないとダメ。
LINEユーザーとはグループになれません。
「フォルダ」を使いたかったらLINEWORKSのアカウントが必要です。

2、無事にフォルダができたら…
①画像、動画、その他ファイルを「フォルダ」にUPする。

「フォルダ」にUPしたものを共有
(方法は2種類)

UPしたフォルダの右側の三点リーダー(縦の三点)をクリック
「送信」をクリック

<その1>
「このトークルームにトークで共有」をクリック
→下記のように「トーク」にファイルがUPされたことが投稿されます。
クリックすれば対象のファイルに飛びます。
(テキストなので容量は消費しません)



るんるんさんありがとうございます。
フォルダから「トークルームに送信」した時の使用容量について



<その2>
「このトークルームのノートに投稿」をクリック
→ノートに添付されます。
容量消費されますが、ノートは消去できるので安心して使用できますね!



(裏技?)1人でもグループを作ることが可能
ファイルを多用するメンバーは全部グループにしてあげると良いかもw

2021/04/07 更新

トークルーム作成>グループ
グループマスターに自分
グループメンバーに自分
が入っています。
そのまま青い「追加」をクリック

これで自分1人だけのグループが作成できました。
簡単!!便利!!!
自分一人でもノート・予定・フォルダを使えます。

ストレージも見えやすくなって
管理者としても管理しやすくなりそうです。
「〇〇さん、そろそろフォルダ、削除してもらえますか?」
こんな感じのお願いでストレージが空けられるようになります!

~LWUG勉強会より~
1対1でノート機能を使いたい場合は、予め2名だけのグループトークルーム作成しておくと、ノート機能を使うことができます。
なお、メンバーがグループを作成するには、管理者により、メンバーによる作成が許可されている必要があります。
(参考)https://community.worksmobile.com/jp/posts/2140

(参照)グループフォルダ:チームメンバーとファイルを共有
https://line.worksmobile.com/jp/blog/use-cases/groups_folder
(2021年3月26日の情報です)

<方法2>Dropboxを使う
URLで共有するので、LINEWORKSのストレージは全く使用せず
Dropboxも無料で2GB使用できます。
Dropboxの有償版では1TB(1000GB)
各種ファイルの保存、共有で定評があるDropbox
連携するのも便利です。
(参考)Dropboxとの機能連携がさらに強化



★ちなみに有償プランにするとどうなるのか???
容量についての情報
有料版の共有ストレージの仕様について(NNNHさん)
かなりの大容量を使用できます!

画像などをトークにUPしたとしても、7日などの短期間で消去できるようになります。
フリープランと有償プランの機能比較 : トーク


共有ストレージの使用率が100%に達するとどうなりますか?
ヘルプセンター:共有ストレージの使用率が100%に達するとどうなりますか? 


有償プランだから大丈夫♪とも限りません…
お客様や、お相手の方がフリープランの場合は注意が必要です。
外部LINE WORKSユーザーを含むトークルームでは、
どちらのテナントの共有ストレージを消費しますか?
ヘルプセンター:外部LINE WORKSユーザーを含むトークルームでは、どちらのテナントの共有ストレージを消費しますか?
1:1または複数人トークルームの場合、トークを送信する側と受信する側両方のテナントの共有ストレージを消費します。

気軽に「トーク」に画像や動画、ファイルを送っていませんか?
有償版の自分のテナントは大丈夫でも
相手側は3年間消えず、ストレージを圧迫し続けます。
一人でもフリープランの人がいるトークルームの場合
トラブルにならないよう、大きなファイルをトークに送るのはやめた方が良いかも…
ノートやフォルダ、Dropboxなどを上手に活用したいですね!


~~~期間限定~~~
もし条件に当てはまれば、こんなキャンペーンも活用できます!
非営利団体向け特別プラン
2021年10月27日〜12月24日
なんと!!50GBのストレージ容量で利用可能!!

コメント17

  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    初めまして。
    弊社もストレージ容量が逼迫しており、トークでの画像が消せないことを知り急いで調べたところ こちらが見つかりました。
    現在グループ内でのトークで日報的なものを毎日投稿していたのですが、そのフォルダが大部分を占めていることが分かりました。

    わくわくさんの上記の内容ですと、対処療法になりますが 一回そのグループ自体を削除してしまい
    新たにグループを作って、その画像などは フォルダにアップしていき、不要なものは削除すれば容量がコントロールできると
    解釈しましたが、過去のコミュニティをみていたら
    グループ内のフォルダやノートを消しても3年間ゴミ箱に入る様な内容も見られました。

    フォルダ内の画像の消去で、7日後などで容量が増えたなどの確認はとれましたでしょうか?(20年4月頃の仕様変更で7日後でも消えなくなった等の書き込みがあり心配しています)

    もし、今日現在でも フォルダ内画像削除で容量コントロールが上手くいくのならば、フリープランが継続できそうなので
    もし確認、実績ありましたらお教え頂けますでしょうか?

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    パパパパさん

    こちらが参考になります。
    https://guide.worksmobile.com/jp/shared-storage/

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    わくわくさんの上記の内容ですと、対処療法になりますが 一回そのグループ自体を削除してしまい
    新たにグループを作って、その画像などは フォルダにアップしていき、不要なものは削除すれば容量がコントロールできると
    解釈しましたが、

    グループ自体を削除してもダメです。
    一旦「トーク」でやり取りしてしまった画像のストレージは3年間空きません。
    ※更新※
    2021年9月9日のメジャーアップデートで
    「グループ」を削除すれば、即時ストレージが空くようになりました!


    グループ内の「フォルダ」を使えば、
    完全消去できるので、共有ストレージの空き容量を空けることができます。
    ゴミ箱から消去すると「即時」ストレージが空きます。
    (マニュアル参照)

    ※ゴミ箱に残っていると空かないので、ゴミ箱も空に。
    https://guide.worksmobile.com/jp/admin/admin-v1-guide/manage-service/message/message-settings/#i-4

    2021.03.26

    3
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    なんと・・・・
    やはりトークでやり取りしたものは、3年間塩漬けなのですね・・・・
    新たに作ろうにも、ほぼMAXに達しているので早急な選択を迫られているということですね。
    承知しました。お忙しいところありがとうございました。

    2021.03.26

    2
  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    度々申し訳ありません。
    先程の質問へのご回答で、 ”グループ自体を削除してもダメです。”
    とのことでしたが、LINE WORKSのヘルプをしげしげと眺めていたところ

    チーム / グループを削除する
    1.管理者画面 > メンバー > 組織またはグループを選択します。
    2.リストから組織またはグループを選択し、削除します。
     チーム / グループを削除後にデータ復元できる 30 日間は共有ストレージを使用します。「メンバー > 組織 > 組織データを復元」でデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。

    とあり、「メンバー > 組織 > 組織データを復元」というのをやれば消せそう(空き容量が即座に復活しそう)な書き方を見つけました。
    我々のスレッドでは日々の報告を挙げているため、そのグループを直ちに消すという事が出来ないのですが、
    上記の「組織データを復元」というのを試された事はありますでしょうか?

    もし、それで消えるのであれば 一回グループごと消してみようかとも思っています。

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    パパパパさん

    貴重な情報ありがとうございます!
    「チーム / グループを削除後にデータ復元できる 30 日間は共有ストレージを使用します。」
    とのことなので、31日目に消えて、空き容量を確保できるということでしょうかね?

    31日目になってみないとわからないのですが、ぜひお試ししてみて教えていただけましたらありがたいです。
    よろしくお願いいたします。

    2021.03.26

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    お時間がないということでしたら、こちらのキャンペーンが役立つかと。
    https://help.worksmobile.com/jp/topic/common/support-environment/how-to-introduce-line-works-to-others-briefly/

    紹介された会社や人がLINE WORKSを「新規開設」した場合、紹介者に特典(共有ストレージ容量)が支給されるキャンペーン中です。
    開設1件につき共用ストレージ0.5GBとのこと。

    先ほど、空き容量に余裕のある組織の方で、グループ削除のテストをしてみました。
    フォルダを削除した時のように即座にはストレージが空かないですね…
    30日経ってから空くということなのだなと思いました。
    減らないなら増やすしかないということで、LINEWORKSにおさそいしてみましょう。

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    実験までして下さってありがとうございます!

    ちなみに確認なのですが、グループ削除のあとに
    「メンバー > 組織 > 組織データを復元」
    というのまで試したけれど容量は戻らなかったという認識で良いでしょうか?

    組織データを復元、というのがゴミ箱を空にするに相当する動きかと勝手に推測していました。

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    そのキャンペーンは非常に魅力的だと思ったのですが、誰を招待したら良いものか悩んでいたところです(笑)

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    パパパパさん

    組織データを復元ですが「グループ」はそもそもできないようです。
    https://guide.worksmobile.com/jp/admin/admin-guide/manage-members/groups/delete-groups/
    グループを削除すると、すべてのトーク履歴、ノート、予定、フォルダ、メーリングリストのデータが削除され、
    「復元することはできません。」とのこと。

    グループトークルームは組織復元できないのに、削除してもストレージが戻りません…最悪。。。


    下記に添付しますが「グループ」はリストに出てこないので復元を選択できません。
    「組織」だけ表示されています。

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    「組織」は復元OKです。(グループと違って。)
    なので「チーム」トークルームは復元できそうです。

    「組織データを復元」ボタンを押すと、こんな画面になります。
    4月25日にこの組織が消えて、その分ストレージが空くということになりそうです。

    2021.03.26

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    わくわく 投稿者

    パパパパさん

    2021/04/15 大西さんからご報告いただき
    →グループ削除30日後にストレージが空きます
    https://community.worksmobile.com/jp/posts/2935?scrollToCommentNo=6309

    公式ページにもはっきり記載されたものを発見しました。
    チーム / グループ管理で空き容量を確保する
    https://guide.worksmobile.com/jp/shared-storage/

    実験でUPして消費したストレージも、本日しっかり元通りに空いていました。
    グループ、組織(チーム)トークルームは消えるのに30日かかりますが
    削除すればストレージも空くことが確認できました!
    ご報告でした。

    2021.04.25

    2
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    1:1トークルームの場合、一旦他の人を招待して、3人トークルームにし、グループトークルームに昇格させた後に、グループを削除すれば、30日後にはそのトークルームで消費していた分のストレージが回復されるのでしょうか?

    2021.07.20

    0
  • 업데이트 된 답글입니다.

    パパパパ

    OKエネルギーさん
    その方法は興味深いですね!もしそれが可能であればかなり運用がしやすくなりますね。
    誰かが実験されるのを待つしかないですかね・・・・

    2021.07.20

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    1:1トークルームに他の人を招待するところで、別にトークルームが作成されてしまうので、あまり意味がありませんでした。最初から二人でもグループトークルームを作成するようにしておかないとダメですね。

    2021.07.21

    1
  • 업데이트 된 답글입니다.

    グループトークルームではグループ通話が出来ませんでしたが、最新のアップデートで4人まではグループ通話ができるようになったので、二人でもグループトークルームを作成した方が、使い勝手も、ストレージ節約のためにもいいですね。

    2021.09.15

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